Krav til varsling og rapportering ved uønskede hendelser og avvik
Hvis det skjer uønskede hendelser eller avvik på verkstedene våre, skal virksomhetene varsle umiddelbart. De skal også rapportere hendelsene i våre elektroniske systemer så fort som mulig.
Krav til leietakerne fra Bane NOR Eiendom
Som leietaker skal du ha et system for å håndtere uønskede utilsiktede hendelser, uønskede tilsiktede handlinger, og avvik. Hvis det har skjedd en hendelse som har, eller kunne ha, ført til alvorlig skade på personer, materiell eller miljø, skal du rapportere den til oss muntlig umiddelbart. Innen 48 timer skal du også rapportere hendelsen skriftlig. Når rapporteringen så behandles videre, skal alle parter ivareta personvernet.
Når skal du varsle? | Hvem skal du varsle? | Annet |
---|---|---|
I nødsituasjoner: ved akutt fare for helse, miljø eller sikkerhet. | 1. Nødetatene 2. Togekspeditør/togleder 3. Regionlederen for verkstedet |
Virksomhetene skal ha gode rutiner for å varsle togekspeditør/togleder og Regionleder etter at de har varslet nødetatene. |
Ved hendelser som påvirker togframføringen. | Togekspeditør/togleder | |
Ved feil/mangler som kan redusere sportilgang eller skade kjøretøy. | Den som styrer trafikken (gir sportilgang) | Eksempler: feil på kontaktledning, skade på spor. |
Ved uhell/utslipp ved håndtering av helsefarlige kjemikalier og farlig avfall. | 1. Brannvesenet, hvis utslippet er større enn virksomheten enkelt kan håndtere selv 2. Regionlederen for verkstedet 3. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)(åpnes i ny fane) |
Virksomhetene skal ha gode rutiner for å varsle Regionleder og DSB og ved slike hendelser. |
Ved uønskede hendelser og avvik som påvirker andre aktører på verkstedene. | De påvirkede aktørene på verkstedet. | Virksomhetene skal samordne varslingsrutinene sine med de andre aktørene på verkstedet. |
Krav til rapportering av sikkerhetsavvik
Alle virksomhetene på verkstedene våre skal umiddelbart rapportere alle avvik og hendelser som kan ha konsekvenser for helse, miljø eller sikkerhet, til Bane NORs avvikshåndteringssystem Synergi. Kravet gjelder selv om virksomheten har et eget system for avvikshåndtering.
Rapporten skal inneholde:
- dato og tidspunkt for hendelsen
- navn på verkstedet der hendelsen skjedde
- detaljert beskrivelse av hva som skjedde
- beskrivelse av konsekvensene
- bilder eller videoer som viser eller illustrerer hendelsen, hvis mulig
- forslag til tiltak for å unngå liknende hendelser i fremtiden
- relevante detaljer, som firma, bilnummer, bygg, etc.
Eksempler på avvik og uønskede hendelser kan for eksempel være: innbrudd på verkstedområdet, brudd på adgangsbestemmelser, hærverk, spill av olje, manglende bruk av synlighetstøy osv.
Registrer avvik og hendelser i Synergi
Send rapporten på e-post til synergi@banenor.no
Krav til rapportering om feil og avvik på bygg, maskiner og utstyr
Virksomhetene skal selv registrere alle feil og avvik på bygg, maskiner og utstyr, i Bane NOR Eiendoms vedlikeholdssystem Lydia. Rapporten skal inneholde:
- kontaktinformasjonen din (fylles inn automatisk når du er logget inn)
- navn på verkstedet der hendelsen skjedde
- objekt-ID og en oppsummering av hendelsen
- detaljert beskrivelse av hva som skjedde, inkludert hva du mener er feil, hva du tror feilen kan skyldes, hva som skjedde forut for feilen, forventet responstid og hvem i Bane NOR du snakket med på telefonen
- bilder eller videoer som viser eller illustrerer hendelsen, hvis mulig
Rapporter feil på bygg, maskiner og utstyr i Lydia
Ved akutte hendelser
Hvis det oppstår en akutt hendelse, skal du følge trinnene under:
- Sett inn umiddelbare tiltak for å beskytte mennesker, utstyr og bygninger, eller for å forhindre ytterligere skade. Det kan inkludere å isolere området, slå av strøm, tette vannlekkasjer eller bruke brannslukningsutstyr.
- Ring din kontaktperson i Bane NOR Eiendom og fortell om hendelsen og hvilke tiltak du har satt inn.
- Rapporter hendelsen i vedlikeholdssystemet Lydia.
- En kvalifisert operatør med godkjent opplæring i det berørte utstyret, skal være til stede når utstyret skal repareres eller utbedres.
Merk at hvis vi må rykke ut utenfor normal arbeidstid (altså før 07.00 eller etter 15.00), vil vi fakturere leietaker for kostandene.